Privacy policy

Versie 11 januari 2019

Bekijk deze pagina regelmatig voor de meest recente versie.

Wij vinden de bescherming van jouw persoonsgegevens belangrijk

Wij hechten groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerken jouw persoonsgegevens met de nodige zorg. De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden verwerkt door POM West-Vlaanderen, Koning Leopold III-laan 66 in 8200 Sint-Andries. Het bestuur is dus de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw gegevens. We werken hierbij volgens de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken volgende categorieën van persoonsgegevens:

  • identificatiegegevens zoals titel, naam, voornaam, adres, telefoon- en gsmnummer, e-mail
  • elektronische identificatiegegevens zoals IP-adressen, cookies
  • btw nummers
  • persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat en nationaliteit
  • geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal.

Deze gegevens komen bij ons terecht:

  • omdat je ze zelf aan ons hebt bezorgd
  • omdat we ze verzamelen als je onze sites gebruikt
  • omdat we ze hebben ontvangen via andere bronnen (andere overheden of partners).
  • Wij verwerken ook persoonsgegevens voor statistisch onderzoek, maar deze gegevens zijn gepseudonimiseerd. Dat wil zeggen dat we deze gegevens niet kunnen herleiden tot individuen of personen. Aan de hand van deze gegevens kunnen we jou dus niet meer identificeren.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van ofwel:

  • uw toestemming
  • een wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen

Met de verwerking van persoonsgegevens proberen we verschillende doelstellingen te realiseren:

Behandeling van jouw dossier:
POM West-Vlaanderen is een overheidsinstantie met wettelijke verplichtingen en met taken in het kader van het algemeen belang of openbaar gezag. Om deze verplichtingen na te komen en onze taken uit te voeren hebben we jouw gegevens nodig.

Nieuwsbrieven en online communicatie:
Via nieuwsbrieven brengt de POM u op de hoogte van nieuws over en activiteiten in het kader van onze werking. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Foto- en beeldmateriaal:
Bij verschillende gelegenheden/activiteiten maken wij foto's en films. Onze medewerkers doen dit zelf, of we maken hiervoor gebruik van professionele fotografen. Deze foto's en films gebruiken wij voor promotionele doeleinden, dus om onze werking meer bekend te maken. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Evenementen:
POM West-Vlaanderen organiseert regelmatig evenementen zoals overleggen, studiedagen, infosessies, netwerkevents en beurzen. Om deze evenementen te kunnen organiseren hebben we jouw gegevens nodig. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens dus ook om je uit te nodigen voor deze activiteiten, meestal via jouw e-mailadres maar mogelijks ook schriftelijk. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Functionaliteit van onze website:
Wij willen dat onze website goed werkt en dat je snel jouw informatie kan terugvinden. Daarom verzamelen we gegevens van bezoekers aan de hand van analysesoftware. We willen ook dat jouw bezoek aan onze website optimaal verloopt. Daarom werken we met cookies. Je kan via de instellingen van jouw browser verhinderen dat cookies worden gebruikt of dat je bepaalde waarschuwingen krijgt bij het installeren of verwijderen van cookies. Let op: als je geen cookies toelaat kan het zijn dat onze site niet optimaal werkt.

Hoe verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij nemen alle technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van jouw gegevens veilig te laten verlopen en wij eisen van derden die jouw persoonsgegevens voor ons behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen. Toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan voor die medewerkers die jouw gegevens nodig hebben om hun job uit te oefenen. Deze medewerkers zijn verplicht om discreet om te gaan met de gegevens en leven alle technische voorschriften na om de gegevens veilig te verwerken.

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden, omdat we er een belang bij hebben of om onze wettelijke verplichtingen na te komen.

Geven we jouw persoonsgegevens door aan derden?

Wij zullen nooit jouw gegevens meedelen aan derden, met uitzondering van onze partners (AGO bvba, Kortrijk Voetbalt cvba en OC West), tenzij in volgende gevallen:

  • het is noodzakelijk voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie "Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?")
  • u geeft ons hiervoor schriftelijke toestemming
  • we zijn wettelijke verplicht om dit te doen
  • ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek

Andere overheidsinstanties:
Als regionale overheidsinstelling geven we jouw persoonsgegevens door aan Federale en Vlaamse overheidsinstanties of aan lokale besturen, ingeval wij hiertoe verplicht zijn. Omgekeerd vragen wij ook jouw persoonsgegevens op bij andere overheidsinstanties, in het bijzonder bij het gebruik van authentieke gegevensbronnen. Deze uitwisseling van gegevens is ook wettelijk geregeld of mogen we doen op basis van machtigingen.

Deelnemerslijsten:
Als je deelneemt aan deze evenementen dan gaan we er van uit dat jouw naam, voornaam en organisatie mogen verspreid worden onder de andere deelnemers van het evenement, als dat zou bijdragen aan het opzet en het welslagen van het evenement. We doen dit bijvoorbeeld bij evenementen die specifiek gericht zijn op het netwerken en contacten leggen.

Foto en beeldmateriaal:
Onze medewerkers hebben toegang tot deze media en kunnen het materiaal gebruiken in het kader van hun opdrachten. Dit betekent ook dat zij dit materiaal kunnen publiceren via onze website en via sociale media. Daarnaast kan foto- en beeldmateriaal worden verstrekt aan andere lokale besturen en partners, maar dat gebeurt onder strikte voorwaarden en enkel voor doeleinden van provinciale promotie, dus om onze werking meer bekend te maken.

Hosting en dienstenleveranciers:
Om jouw gegevens te verwerken gebruiken we een aantal toepassingen of programma's. Een aantal van deze toepassingen staan bij externe dienstenleveranciers die hierin gespecialiseerd zijn. Sommige van die leveranciers hebben de toepassing ook ontwikkeld en doen voor ons het beheer van de toepassing. Met deze leveranciers hebben we verbintenissen afgesloten opdat zij eveneens zorgvuldig en correct omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wat zijn jouw rechten en hoe kan je die uitoefenen?

Als betrokkene heb je bepaalde rechten en als POM West-Vlaanderen willen we ervoor zorgen dat je deze eenvoudig kan uitoefenen. Je moet er wel rekening mee houden dat niet al deze rechten zomaar kunnen worden ingeroepen. Als overheidsinstelling hebben wij een aantal wettelijke verplichtingen en vervullen wij taken van algemeen belang en openbaar gezag, waardoor wij niet altijd kunnen ingaan op verzoeken om inzage, verbetering, wissen, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen de verwerking. In die zin zijn in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016 uitzonderingen voorzien. Een weigering van onze kant zullen we altijd motiveren.

Voor bepaalde verwerkingen heb je als betrokkene steeds het recht om kosteloos jouw toestemming in te trekken. Dit is het geval bij de nieuwsbrieven, waar je via een link in een nieuwsbrief kan uitschrijven. Ook bij uitnodigingen voor evenementen krijg je steeds via een link in het bericht de mogelijkheid om je uit te schrijven voor toekomstige uitnodigingen.

Voor foto- en beeldmateriaal kan je op het moment zelf de organisator of de fotograaf aanspreken en kenbaar maken dat je niet wilt gefilmd of gefotografeerd worden. Wanneer een foto of film wordt gepubliceerd waarop je herkenbaar in beeld komt en je wil deze publicatie ongedaan maken, dan volstaat het om jouw vraag per e-mail te richten aan startandgo@pomwvl.be. Vergeet niet te vermelden over welke foto of film het gaat en waar je die gezien hebt. Het kan zijn dat we hiervoor bijkomende informatie opvragen om na te gaan of jouw vraag rechtmatig is.

Als het niet gaat over nieuwsbrieven, uitnodigingen of foto- en beeldmateriaal maar over andere verwerkingsactiviteiten waarbij jouw persoonsgegevens gebruikt worden, dan kan je op verschillende manieren jouw rechten uitoefenen:

INZAGE? Voor inzage in jouw gegevens:

  • Per brief: stuur jouw vraag per brief naar POM West-Vlaanderen, Koning Leopold III-laan 66, 8200 Brugge
  • Per e-mail: stuur jouw vraag naar startandgo@pomwvl.be
  • CORRECTIE, AANVULLING EN ANDERE VRAGEN? Voor alle andere vragen, in het bijzonder de correctie van foute gegevens of over aanvulling van onvolledige gegevens:
  • Per brief: stuur jouw vraag per brief naar POM West-Vlaanderen, Koning Leopold III-laan 66, 8200 Brugge
  • Per e-mail: stuur jouw vraag naar startandgo@pomwvl.be. Let op: om jouw vraag te kunnen beantwoorden hebben we een bewijs van jouw identiteit nodig. Dit kan door een kopie of een scan van jouw identiteitskaart mee te sturen. Wij zullen deze kopie of scan enkel gebruiken om vast te stellen of je daadwerkelijk de betrokkene bent waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden, dan wel de ouder of de voogd in het geval van -16 jarigen. Van zodra we beiden tevreden zijn met het antwoord op jouw vraag zullen we de kopie of scan vernietigen.
  • Verwerkingen door onze partners

    POM West-Vlaanderen heeft een aantal partners die de opdrachten van de POM West-Vlaanderen helpen uitvoeren. Ook zij moeten jouw persoonsgegevens verwerken volgens de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016.

    Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw gegevens?

    We doen ons uiterste best om jouw persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, neem dan in de eerste plaats contact op met ons. De contactgegevens vind je onderaan deze pagina.

    Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
    Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

    tel: +32 (0)2 274 48 00
    e-mail: commission@privacycommission.be

    Vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

    Bel ons: 050 140 150

    Stuur een e-mail: startandgo@pomwvl.be